E-Mails optimal einsetzen
 

Briefe werden vielfach durch E- Mails ersetzt. Trotzdem sollte man auch für diese Form der Kommunikation Grundregeln beachten.

Neben dem Telefonieren gehört das Schreiben von E- Mails zum alltäglichen Geschäft. E-Mails sollten niemals Ersatz für Telefonate und für die persönliche Kommunikation mit Freunden, der Familie oder auch mit beruflichen Partnern sein. Sie eigenen sich jedoch sehr gut als Zusatzinstrument und auch für ausführlichere Informationen untereinander. Viele Regeln im Schreiben von E-Mails betreffen private wie auch berufliche E-Mails.

Betreffzeile:

Wer eine Mail lesen will, muss diese auch öffnen. Viele Unternehmen erhalten mehr Mailpost, als sie lesen und bearbeiten können. Aus diesem Grund ist es wichtig, schon in der Betreffzeile auf das eigentliche Thema deutlich hinzuweisen bzw. neugierig zu machen. Schreiben Sie in der Betreffzeile, um was es geht. So wird eindeutig das Interesse des Lesers geweckt. Die Betreffzeile muss informativ, knapp und ausdrucksstark sein. Von allgemeinen Hinweisen wie "Infos" oder "Neues Angebot", ist abzuraten.

Die Anrede:

Bei Kunden, die Sie gut kennen, wirkt die Anredeform: „Sehr geehrte Frau…“ oder Sehr geehrter Herr…“ zu förmlich und distanziert. Je nachdem, wie sie sonst miteinander umgehen, können "Hallo" oder "Guten Tag" freundlicher und persönlicher sein.

Signaturen mit Informationen:

Heutige Mailprogramme haben den Vorteil, jeder Post eine Signatur anzuhängen, die auf zusätzliche Kommunikationswege hinweist. Diese Art de Signatur erspart dem Empfänger umständliches Nachfragen. Die Anreicherung von Zitaten und Sinnsprüchen und anderem Beiwerk stört nur.

Anhänge:

Datenanhänge kosten Zeit und lassen sich häufig nicht öffnen, weil dem Empfänger das Programm dazu fehlt. Dazu kommt die Gefahr, dass Viren ungewollt übertragen werden. Deshalb sind Anhänge, wenn nicht abgestimmt, möglichst zu vermeiden.

Weiterleiten:

Individuelle Mailpost ist genau so zu behandeln wie ein Brief. Sie darf also nur mit Zustimmung des Empfängers überhaupt weitergeleitet werden. Kettenbrief o.ä. können guten Gewissens nur dann versandt werden, wenn man absolut sicher ist, dass der Empfänger dergleichen mag.

Schreibweise:

Halten Sie den Text knapp, versehen Sie ihn aber mit einem persönlichen Einleitungssatz. Beispielsweise können Sie sich für das vorausgegangene Gespräch bedanken oder eine Situation ansprechen, die den Kunden gerade betrifft. Am Schluss sollten ebenfalls freundliche Worte stehen.

Machen Sie keine unbedachten Zusagen machen- auch per Mail sind sie verbindlich. Antworten Sie auf sämtliche Kunden- E-Mails bis zum nächsten Tag. Dauert die Bearbeitung einer Anfrage länger, weisen Sie den Kunden darauf hin. Besonders aufmerksam wirkt es, wenn der Verkäufer Fragen, die der Kunde gestellt hat, bei der Antwort wiederholt. Dabei ist es wichtig, die Mail nicht als Antwortschreiben zu verfassen, sondern stets mit einer neuen Mail zu reagieren.
 

Hans-Günther Lemke

Porta Westfalica