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E-Mails sind und sollten niemals
Ersatz für Telefonate und für die persönliche Kommunikation mit
Freunden, der Familie oder auch mit beruflichen Partnern sein. Sie
eigenen sich jedoch sehr gut als Zusatzinstrument und auch für
ausführlichere Informationen untereinander. Viele Regeln im Schreiben
von E-Mails betreffen private wie auch berufliche E-Mails.
Klären Sie immer vor dem Schreiben oder Versenden einer Mail ab, ob es
von der Gegenseite überhaupt gewünscht ist, Kontakt per E-Mail zu haben.
Es ist dann wahrscheinlicher, dass Ihre Mail auch gelesen wird.
Schreiben Sie in der Betreffzeile, um was es geht. So wird eindeutig das
Interesse des Lesers geweckt. Die Betreffzeile muss informativ, knapp
und ausdrucksstark sein. Von allgemeinen Hinweisen wie "Infos" oder
"neues Angebot" ist abzuraten.
Bei Kunden, die Sie gut kennen, wirkt die Anredeform: "Sehr geehrte,
oder sehr geehrter" zu förmlich und distanziert. Je nachdem, wie sie
sonst miteinander umgehen, können "Hallo" oder "Guten Tag" freundlicher
und persönlicher sein. Bei privaten Mails reicht auch eine kurze Anrede
wie "Hallo, Gerd" usw.
Lesen Sie jede Mail vor dem Versenden noch einmal durch und korrigieren
Sie Stil- und Rechtschreibfehler. Halten Sie den Text knapp, versehen
Sie ihn aber mit einem persönlichen Einleitungssatz. Beispielsweise
können Sie sich für das vorausgegangene Gespräch bedanken oder eine
Situation ansprechen, die den Kunden gerade betrifft.
Am Schluss sollten ebenfalls freundliche Worte stehen, etwas "Mit besten
Wünschen" oder "Einen schönen Urlaub". Versehen Sie jede Mail mit Ihrem
vollständigen Namen, Firmennamen, Adresse und Telefonnummer.
Anlagen, die mit versendet werden, sollten die Größe von einem Megabyte
nicht überschreiten. Die Dauer des Herunterladens könnte sonst den
Kunden sehr verärgern. Auch nehmen viele Systeme Mails mit einer
größeren Datenmenge überhaupt nicht an.
Machen Sie keine unbedachten Zusagen machen- auch per Mail sind sie
verbindlich. Antworten Sie auf sämtliche Kunden- E-Mails bis zum
nächsten Tag. Dauert die Bearbeitung einer Anfrage länger, weisen Sie
den Kunden darauf hin.
Besonders aufmerksam wirkt es, wenn der Verkäufer Fragen, die der Kunde
gestellt hat, bei der Antwort wiederholt. Dabei ist es wichtig, die Mail
nicht als Antwortschreiben zu verfassen, sondern stets in einer neuen
Mail zu reagieren.
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