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E-Mails sind zwar kein Ersatz für
Telefonate und Besuche. Sie eigenen sich aber gut als Zusatzinstrument
für die Pflege der Kundenbeziehung. Dieser Ansicht ist Hans- Günther
Lemke, Führungs- und Verkaufstrainer im BDVT aus Porta Westfalica. Er
gibt dazu folgende Tipps:
Holen Sie sich ein Einverständnis.
Sprechen Sie mit dem Kunden ab, ob dieser per E-Mail über neue Angebote
informiert werden will.
Erst telefonieren, dann mailen.
Rufen Sie Ihren Kunden an, bevor Sie ihm ein Angebot per Mail vorstellen
und kündigen Sie ihm die Nachricht an. "Dann ist es wahrscheinlich, dass
der Kunde die Mail auch liest".
Betreff eindeutig formulieren.
Schreiben Sie in der Betreffzeile, um was es geht. So können die
Interesse des Kunden wecken. Die Betreffzeile muss informativ, knapp und
ausdrucksstark sein.
Von allgemeinen Hinweisen wie "neues Angebot" rät Lemke ab.
Die Anrede wirkt Wunder.
Bei Kunden, die Sie gut kennen, wirkt die Anredeform:
"Sehr geehrte, oder sehr geehrter" zu förmlich und distanziert.
Je nachdem, wie sie sonst miteinander umgehen, können "Hallo" oder
"Guten Tag" freundlicher und persönlicher sein.
Wenn schon, dann richtig.
Lesen Sie jede Mail vor dem Versenden noch einmal durch und korrigieren
Sie Stil- und Rechtschreibfehler.
In der Kürze liegt die Würze.
Halten Sie den Text knapp, versehen Sie ihn aber mit einem persönlichen
Einleitungssatz. Beispielsweise können Sie sich für das vorausgegangene
Gespräch bedanken oder eine Situation ansprechen, die den Kunden gerade
betrifft.
Bleiben Sie in guter Erinnerung.
Am Schluss sollten ebenfalls freundliche Worte stehen, etwas "Mit besten
Wünschen" oder "Einen schönen Urlaub".
Nennen Sie ihre Kontaktdaten.
Versehen Sie jede Mail mit Ihrem vollständigen Namen, Firmennamen,
Adresse und Telefonnummer.
Vorsicht mit zu großen Anlagen.
Anlagen, die mit versendet werden, sollten die Größe von einem Megabyte
nicht überschreiten. Die Dauer des Herunterladens könnte sonst den
Kunden sehr verärgern. Auch nehmen viele Systeme Mails mit einer
größeren Datenmenge überhaupt nicht an.
Außerdem sollten Sie beachten:
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Machen Sie keine unbedachten Zusagen machen- auch per
Mail sind sie verbindlich.
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Antworten Sie auf sämtliche Kunden- E-Mails bis zum
nächsten Tag. Dauert die Bearbeitung einer Anfrage länger, weisen Sie
den Kunden darauf hin.
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Besonders aufmerksam wirkt es, wenn der Verkäufer
Fragen, die der Kunde gestellt hat, bei der Antwort wiederholt.
"Dabei ist es wichtig, die Mail nicht als
Antwortschreiben zu verfassen, sondern stets in einer neuen Mail zu
reagieren", rät Lemke.
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